Cómo un archivo que nadie lee a simple vista se convierte, solo, en una factura clasificada, una orden de compra o un asiento contable balanceado.
| Vía | Estado |
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| Descarga automática | conectado |
| Si el portal falla | carga manual |
Cada mañana, un robot entra al portal donde el hotel recibe las facturas de sus proveedores y las descarga solo — sin que nadie las reenvíe por correo. El analista de cuentas por pagar no tiene que ir a buscarlas.
Y si el robot no puede entrar —el portal cambió su contraseña, cayó un minuto— el equipo no se queda parado: sube el archivo a mano y el resto del proceso sigue exactamente igual, duplicados, clasificación y asiento incluidos.
El archivo trae los datos en un estándar internacional (UBL 2.1): el CUFE —la huella única que la DIAN le puso a esa factura— viaja junto con el proveedor, el valor y, si existe, el número de la orden de compra que la originó.
Un detalle real que rompe facturas si se ignora: muchos proveedores mandan el NIT con el dígito de verificación pegado al número. El sistema lo separa calculando ese dígito con el mismo algoritmo de la DIAN — si no lo hiciera, la factura caería en el hotel equivocado.
CUFE es también la llave que evita duplicados: si ese mismo XML llega dos veces, no crea una segunda factura, actualiza la que ya existía.Antes de clasificar nada, el sistema pregunta: ¿esto ya se contabilizó a mano? Cruza proveedor, número y valor contra el histórico real del ERP. Si la coincidencia es alta, se detiene y espera a que un humano confirme si es la misma factura o no.
Si es nueva, prueba seis formas de adivinar la cuenta contable, de la más segura —ya vio esa descripción exacta antes, en ese mismo hotel— a la más arriesgada: cómo se contabilizó ese proveedor el año pasado. Con 80% o más se asigna sola; por debajo, espera confirmación.
Después calcula lo que la ley obliga a retener —usando la UVT del año exacto de la factura, no la de hoy— y arma el asiento hasta que débito y crédito cuadran al peso.
Una factura de honorarios y una factura de 40 cajas de papel higiénico no se procesan igual. La segunda tiene que entrar al inventario del hotel, y el ERP legado ya sabe hacerlo a su manera: entrada de mercancía, saldos, cuentas por pagar, todo encadenado en sus propios procedimientos.
Mezclar los dos caminos habría significado romper ese proceso ya probado. Por eso XmlApp Service abre un carril aparte, diseñado a propósito para no chocar contra las reglas de inventario que el ERP ya tiene y que el equipo ya conoce.
Cada línea de la factura se empareja con un artículo real del catálogo de inventario —sugerido por lo que ya se compró antes, el histórico de órdenes o el catálogo vivo del hotel— y con su bodega.
Antes de escribir nada, la orden pasa por un ensayo: se valida contra el ERP sin insertar todavía. Solo cuando ese ensayo sale limpio se ejecuta de verdad, y desde ahí sigue siendo un registro que se puede corregir o anular, nunca un hecho consumado a ciegas.
infraestructura propia · nunca sale a la nube
Junto al XML suele venir su representación gráfica: la hoja legible que un contador reconoce, con el CUFE y un código QR para verificarla. Esa factura ya llegó certificada — la DIAN la validó y firmó antes de que el proveedor se la entregara al hotel, así que el sistema no vuelve a preguntarle nada a la DIAN, solo lee un documento que ya es válido.
Cuando no llega el XML y solo hay un PDF escaneado, tres computadoras dedicadas lo leen con reconocimiento de texto sin conexión a ningún servicio externo — una decisión deliberada para que un dato contable nunca salga hacia una nube ajena.
A mediados de 2027 sumaremos un asistente conversacional: podrá encontrar una factura con problema, explicar en qué estado está, revisar por qué no clasificó al 100% o traducir el rechazo de un ERP a lenguaje simple. Incluso podrá preparar un caso para soporte, con la evidencia ya reunida.
Lo que no hará es igual de importante, y quedará así desde el diseño: no confirmará un duplicado, no insertará un asiento, no inventará una cuenta contable. Cada decisión que mueve dinero seguirá pasando por una persona.